Privacy

Privacy-clausule

Verantwoordelijke voor de verwerking

VIAXIS met maatschappelijke zetel te Hermann Debrouxlaan 40-42 1160 Brussel, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0403.264.137 hierna « VIAXIS » genoemd).

Functionaris voor de gegevensbescherming

De functionaris voor de gegevensbescherming van VIAXIS kan gecontacteerd worden op de volgende adressen:
Per post: VIAXIS – Data Protection Officer
Herrmann Debrouxlaan 40-42
1160 Brussel
Per mail: privacy@viaxis.be

Doeleinden van de gegevensverwerking – Ontvangers van de gegevens

De persoonsgegevens die door de betrokkene zelf worden meegedeeld of die op legitieme wijze door VIAXIS worden ontvangen van ondernemingen van de groep AXA, van ondernemingen die in relatie staan met deze ondernemingen, van de werkgever van de betrokkene of van derden, mogen door VIAXIS verwerkt worden voor de volgende doeleinden:

Het beheer van het personenbestand
– Dit zijn verwerkingen die uitgevoerd worden om de databases – in het bijzonder de identificatiegegevens – met betrekking tot alle
natuurlijke en rechtspersonen die in relatie staan met VIAXIS, samen te stellen en up-to-date te houden
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en voor de naleving van de wettelijke verplichting

Het beheer van de verzekeringsovereenkomst
– Dit betreft de verwerking die wordt uitgevoerd met het oog op de – al dan niet geautomatiseerde – aanvaarding of weigering van de risico’s
dóór het sluiten van de verzekeringsovereenkomst; op de – al dan niet geautomatiseerde – inning van de onbetaalde premies;
op het beheer van de schadegevallen en de regeling van de verzekeringsprestaties.
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en voor de naleving van een wettelijke verplichting.

De dienstverlening aan de klanten
– Dit betreft verwerkingen die worden uitgevoerd in het kader van de digitale diensten die, bijkomend aan de verzekeringsovereenkomst,
worden verleend aan de klanten (bijvoorbeeld de ontwikkeling van een digitale klantenzone).
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en/of van deze bijkomende digitale diensten.

Het beheer van de relatie tussen VIAXIS en de verzekeraar:
– Dit betreft verwerkingen uitgevoerd in het kader van de samenwerking tussen VIAXIS en de verzekeraar.
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van VIAXIS die bestaan uit de uitvoering van
de overeenkomsten tussen VIAXIS en de verzekeraar.

De opsporing, preventie en bestrijding van fraude
– Dit betreft verwerkingen die worden uitgevoerd om – al dan niet op geautomatiseerde wijze – verzekeringsfraude op te sporen,
te voorkomen en te bestrijden.
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van VIAXIS die bestaan uit de vrijwaring van
het technische en financiële evenwicht van het product, de tak of de verzekeringsmaatschappij zelf.

De bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
– Dit betreft verwerkingen die worden uitgevoerd om – al dan niet op geautomatiseerde wijze – het witwassen van geld en de financiering
van terrorisme op te sporen, te voorkomen en te bestrijden.
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke verplichting die VIAXIS moet naleven

Bewaking van de portefeuille
– Dit betreft verwerkingen die uitgevoerd worden om – al dan niet geautomatiseerde wijze – het technische en financiële evenwicht van
de verzekeringsportefeuilles te controleren en n voorkomend geval te herstellen.
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van VIAXIS die bestaan uit de vrijwaring op
het herstel van het technische en financiële evenwicht van het product, de tak of de verzekeringsmaatschappij zelf.

Statistische studies
– Dit betreft verwerkingen uitgevoerd door VIAXIS of een derde met het oog op statistische studies voor diverse doeleinden, zoals
de aanvaarding van de risico’s en de tarifering.
– Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van VIAXIS die bestaan uit het maatschappelijke
engagement, het streven naar efficiëntie en de verbetering van de kennis van haar vakgebieden.

In de mate dat de mededeling van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de hiervoor opgesomde doeleinden, mogen de persoonsgegevens meegedeeld worden aan andere ondernemingen van de AXA Groep en aan ondernemingen en/of personen die ermee in verbinden staan (advocaten, experts, adviserende artsen, herverzekeraars, medeverzekeraars, verzekeringstussenpersonen, dienstverleners, andere verzekeringsmaatschappijen, vertegenwoordigers, follow-up bureaus voor tarifering, schaderegelingsbureaus, Datassur).

Deze gegevens mogen ook meegedeeld worden aan de controle-instanties, aan de bevoegde overheidsdiensten en aan elk ander overheids- of privéorganisme waarmee VIAXIS persoonsgegevens kan uitwisselen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Gegevensverwerking met het oog op direct marketing

De persoonsgegevens, meegedeeld door de betrokkene zelf of rechtmatig ontvangen door VIAXIS van ondernemingen van de Groep AXA, van ondernemingen die ermee in verbinding staan of van derden, mogen door VIAXIS verwerkt worden met het oog op direct marketing (commerciële acties, gepersonaliseerde reclame, profilering, koppeling van gegevens, bekendheid, …) om haar kennis van de klanten en prospecten te verbeteren, om deze laatste op de hoogte te brengen van haar activiteiten, producten en diensten en om commerciële aanbiedingen te bezorgen.

Deze persoonsgegevens mogen ook meegedeeld worden aan andere ondernemingen van de AXA Groep en aan ondernemingen die in verbinding staan met VIAXIS en/of aan de verzekeringstussenpersoon met het oog op hun eigen direct marketing of gezamenlijke direct marketing, om de kennis van de gezamenlijke klanten en prospecten te verbeteren, om deze laatste te informeren over hun respectieve activiteiten, producten en diensten, en om commerciële aanbiedingen te bezorgen.

Om een optimale service te verlenen in verband met direct marketing, kunnen deze persoonsgegevens worden meegedeeld aan ondernemingen en/of aan personen in hun hoedanigheid van onderaannemers of dienstverleners ten gunste van VIAXIS, andere ondernemingen van de AXA Groep en/of de verzekeringstussenpersoon.

Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van VIAXIS bestaande uit de ontwikkeling van haar economische activiteit. In voorkomend geval kunnen deze verwerkingen gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene.

Gegevensoverdracht buiten de Europese Unie

De andere ondernemingen van de AXA Groep, de ondernemingen en/of personen die ermee in verbindeng staan en aan wie de persoonsgegevens worden meegedeeld, kunnen zich zowel in de Europese Unie als erbuiten bevinden. In geval van overdracht van persoonsgegevens naar derden die zicht buiten de Europese Unie bevinden, houdt VIAXIS zich aan de wettelijke en reglementaire bepalingen die van kracht zijn voor dergelijke opdrachten. VIAXIS waarborgt namelijk een adequaat beschermingsniveau voor de aldus overgedragen persoonsgegevens, op basis van de door de Europese Commissie ingestelde alternatieve mechanismen, zoals de standaard contractuele voorwaarden of ook de bindende ondernemingsregels voor de AXA Groep in geval van overdrachten binnen de groep (B.S.6/10/2014, p.78547).

De betrokkene kan van de oord VIAXIS getroffen maatregelen om persoonsgegevens te mogen overdragen buiten de Europese Unie een kopie verkrijgen door zijn aanvraag te sturen naar VIAXIS op het hierna vermelde adres (paragraaf “Contact opnemen met VIAXIS”).

Gegevensbewaring

VIAXIS bewaart de persoonsgegevens die verzameld worden met betrekking tot de verzekeringsovereenkomst tijdens de hele duur van de contractuele relatie of van het beheer van de schadedossiers, met bijwerking ervan telkens de omstandigheden dit vereisen, dit verlengd met de wettelijke bewaartermijn of met de verjaringstermijn om het hoofd te kunnen bieden aan de vordering of eventueel verhaal, ingesteld na het einde van de contractuele relatie of na de afsluiting van het schadedossier.

VIAXIS bewaart de persoonsgegevens met betrekking tot geweigerde offertes en offertes waaraan VIAXIS geen gevolg heeft gegeven tot vijf jaar na de uitgifte van de offerte of de weigering om een contract af te sluiten.

Noodzaak om persoonsgegevens mee te delen

De persoonsgegevens met betrekking tot de betrokkene die VIAXIS vraagt om mee te delen, zijn noodzakelijk voor de afsluiting en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. De niet-mededeling van deze gegevens kan de afsluiting of de goede uitvoering van de verzekeringsovereenkomst onmogelijk maken.

Vertrouwelijkheid

VIAXIS heeft alle vereiste maatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te vrijwaren en om zich te wapenen tegen niet-gemachtigde toegang, misbruik, wijziging of wissing van deze gegevens.

VIAXIS volgt hiertoe de standaarden inzake veiligheid en continuïteit van de dienstverlening en evalueert regelmatig het veiligheidsniveau van zijn processen, systemen en toepassingen, alsook dat van zijn partners

Recht op toegang, rechtzetting en verzet

Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft het recht:
– Om van VIAXIS de bevestiging te rijgen of de hem betreffende persoonsgegevens verwerkt of niet verwerkt worden, en om deze gegevens –
indien ze verwerkt worden – te raadplegen;
– Om zijn persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn, te laten rechtzetten en in voorkomend geval te laten aanvullen;
– Om zijn persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te laten wissen
– Om de verwerking van zijn persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te laten beperken;
– Om zich, om redenen die verband houden met zijn specifieke situatie, te verzetten tegen een verwerking van de persoonsgegevens op basis
van de gerechtvaardigde belangen van VIAXIS. De verantwoordelijke voor de verwerking verwerkt dan de persoonsgegevens niet langer, tenzij
hij aantoont dat er rechtmatige en dwingende redenen voor de verwerkingen zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden
van de betrokkene;
– Om zich te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing, met inbegrip van de profilering
die wordt verricht met het oog op direct marketing;
– Om bezwaar te maken tegen een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering,
daaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden om dit hem aanmerkelijk treft; als deze geautomatiseerde verwerking echter noodzakelijk is
voor de afsluiting of de uitvoering van een contract, heeft de persoon het recht op een menselijke tussenkomst van VIAXIS, om zijn
standpunt te uiten en om de beslissing van VIAXIS te betwisten;
– Om zijn persoonsgegevens dit hij aan VIAXIS heeft meegedeeld, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
om deze gegevens door te zenden aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, als (i) de verwerking van zijn persoonsgegevens gebaseerd is
op zijn toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract en (ii) de verwerking gebeurt aan de hand van
geautomatiseerde processen; en te verkrijgen dat zijn persoonsgegevens rechtstreeks van de ene naar de andere
verwerkingsverantwoordelijke worden doorgezonden, als dat technisch haalbaar is;
– Om zijn toestemming te allen tijde in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de verwerkingen die rechtmatig gebeuren vóór de intrekking
ervan, als de verwerking van zijn persoonsgegevens gebaseerd is op zijn toestemming, onder voorbehoud dat het niet gaat om informatie die
een invloed heeft op de uitvoering van zijn overeenkomst.

Contact opnemen met VIAXIS

De betrokkene die zijn rechten wil uitoefenen, kan VIAXIS contacteren door per post een gedateerde en ondertekende brief te sturen, vergezeld van een recto/verso fotokopie van zijn identiteitskaart, naar het adres: VIAXIS Data Protection Officer, Herrmann Debrouxlaan 40-42 1160 Brussel of per mail naar privacy@viaxis.be.

VIAXIS zal de aanvragen verwerken binnen de wettelijk voorziene termijnen. Behoudens duidelijk ongegronde of overmatige aanvragen, zal geen enkele betaling gevorderd worden voor de verwerking van zijn aanvragen.

Klacht indienen
Als de betrokkene meent dat VIAXIS de reglementering ter zake niet naleeft, wordt hij verzocht eerst contact op te nemen met VIAXIS.
De betrokkene kan ook een klacht indienen bij de Autoriteit voor de Bescherming van Persoonsgegevens op het volgende adres:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. + 32 2 274 48 00
Fax + 32 2 274 48 35
commission@privacycommission.be

De betrokkene kan ook klacht indienen bij de rechtbank van eerste aanleg van zijn woonplaats.