Privacy

Clause Vie Privée

Responsable du traitement des données

VIAXIS SCRL dont le siège social est établi Avenue Herrmann Debroux 40-42 à 1160 Bruxelles, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0403.264.137 ci-après dénommée « VIAXIS »,

Délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de VIAXIS peut être contacté aux adresses suivantes :
Par courrier postal : VIAXIS – Data Protection Officer
Avenue Herrmann Debroux 40-42
1160 Bruxelles
Par courrier électronique : privacy@viaxis.be

Finalités des traitements et destinataires des données

Les données à caractère personnel, communiquées par la personne concernée elle-même ou reçues légitimement par VIAXIS de la part des entreprises membres du groupe AXA, dont VIAXIS fait partie, des entreprises en relation avec celles-ci, de l’employeur de la personne concernée ou de tiers, peuvent être traitées par VIAXIS pour les finalités suivantes :

La gestion du fichier des personnes
Il s’agit des traitements effectués pour établir et tenir à jour les bases de données – en particulier les données d’identification – relatives à toutes les personnes physiques ou morales qui sont en relation avec VIAXIS
Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’assurance ainsi que d’une obligation légale
La gestion du contrat d’assurance :
Il s’agit des traitements effectués en vue d’accepter ou de refuser – de manière automatisée ou non – les risques préalablement à la conclusion du contrat d’assurance ou lors de remaniements ultérieurs de celui-ci ; de confectionner, mettre à jour et mettre fin au contrat d’assurance et de gérer les sinistres
Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’assurance ainsi que d’obligation légale
Le service à la clientèle
Il s’agit des traitements effectués dans le cadre des services digitaux fournis aux clients complémentairement au contrat d’assurance (par exemple le développement d’un espace client digital)
Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’assurance et/ou de ces services digitaux complémentaires
La gestion de la relation entre VIAXIS et l’assureur :
Il s’agit de traitements effectués dans le cadre de la collaboration entre VIAXIS et l’assureur
Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes de VIAXIS consistant en l’exécution des conventions entre VIAXIS et l’assureur
La détection, prévention et lutte contre la fraude
Il s’agit des traitements effectués en vue de détecter, prévenir et lutter – de manière automatisée ou non – contre la fraude à l’assurance
La lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
Il s’agit de traitements effectués en vue de prévenir, de détecter ou de lutter – de manière automatisée ou non – contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
Ces traitements sont nécessaires à l’exécution d’une obligation légale à laquelle VIAXIS est soumise

Dans la mesure où la communication des données à caractère personnel est nécessaire pour permettre de réaliser les finalités énumérées ci-dessus, les données à caractère personnel peuvent être communiquées à d’autres entreprises membres du groupe AXA, à des entreprises et/ou à des personnes en relation avec celles-ci (avocats, experts, médecins conseils, réassureurs, coassureurs, intermédiaires d’assurances, prestataires de services, autres entreprises d’assurances, représentants, bureau de suivi de la tarification, bureaux de règlement de sinistres, Datassur).
Ces données peuvent également être communiquées aux autorités de contrôle, aux services publics compétents ainsi qu’à tout organisme public ou privé avec lequel VIAXIS peut être amenée à échanger des données à caractère personnel conformément à la législation applicable.

Traitement des données à des fins de marketing direct

Les données à caractère personnel, communiquées par la personne concernée elle-même ou reçues légitimement par VIAXIS de la part des entreprises membres du groupe AXA, des entreprises en relation avec celles-ci ou de tiers, peuvent être traitées par VIAXIS à des fins de marketing direct (actions commerciales, publicités personnalisées, profilage, couplage de données, notoriété, …), en vue d’améliorer la connaissance de ses clients et prospects, d’informer ces derniers à propos de ses activités, produits et services, et de leur adresser des offres commerciales.

Ces données à caractère personnel peuvent également être communiquées à d’autres entreprises du groupe AXA) et à des entreprises en relation avec VIAXIS, aux fins de leur propre marketing direct ou à des fins d’opérations communes de marketing direct, en vue d’améliorer la connaissance des clients et prospects communs, d’informer ces derniers à propos de leurs activités, produits et services respectifs, et de leur adresser des offres commerciales.

En vue d’offrir les services les plus appropriés en relation avec le marketing direct, ces données à caractère personnel peuvent être communiquées à des entreprises et/ou à des personnes intervenant en qualité de sous-traitants ou de prestataires de service au bénéfice et des autres entreprises du groupe AXA.

Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes de VIAXIS consistant dans le développement de son activité économique. Le cas échéant, ces traitements peuvent être fondés sur le consentement de la personne concernée.

Transfert des données hors de l’Union Européenne

Les autres entreprises du groupe AXA, les entreprises et/ou les personnes en relation avec celles-ci auxquelles les données à caractère personnel sont communiquées, peuvent être situées aussi bien dans l’Union Européenne qu’en dehors. En cas de transferts de données à caractère personnel à des tiers situés en dehors de l’Union Européenne, VIAXIS se conforme aux dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière de tels transferts.

Elle assure, notamment, un niveau de protection adéquat aux données à caractère personnel ainsi transférées sur la base de mécanismes alternatifs mis en place par la Commission Européenne, tels les clauses contractuelles standard, ou encore les règles d’entreprise contraignantes du groupe AXA en cas de transferts intragroupe (Mon. B 6/10/2014, p.78547).

Conservation des données

VIAXIS conserve les données à caractère personnel collectées relatives au contrat d’assurance pendant toute la durée de la relation contractuelle ou de la gestion des dossiers sinistres, avec mise à jour de celles-ci chaque fois que les circonstances l’exigent, prolongée du délai légal de conservation ou du délai de prescription de manière à pouvoir faire face aux demandes ou aux éventuels recours qui seraient engagés après la fin de la relation contractuelle ou après la clôture du dossier sinistre.

VIAXIS conserve les données à caractère personnel relatives à des offres refusées ou auxquelles VIAXIS n’a pas donné suite jusqu’à cinq ans après l’émission de l’offre ou du refus de conclure.

Nécessité de fournir les données à caractère personnel

Les données à caractère personnel relatives à la personne concernée que VIAXIS demande de fournir sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat d’assurance. Ne pas fournir ces données peut rendre impossible la conclusion ou la bonne exécution du contrat d’assurance.

Confidentialité

VIAXIS a pris toutes les mesures nécessaires afin de préserver la confidentialité des données à caractère personnel et afin de se prémunir contre tout accès non autorisé, toute mauvaise utilisation, modification ou suppression de celles-ci.

A cette fin, VIAXIS suit les standards de sécurité et de continuité de service et évalue régulièrement le niveau de sécurité de ses processus, systèmes et applications ainsi que ceux de ses partenaires.

Les droits de la personne concernée

La personne concernée a le droit :
• d’obtenir de VIAXIS la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’accéder à ces données ;
• de faire rectifier et, le cas échéant, de faire compléter ses données à caractère personnel qui sont inexactes ou incomplètes ;
• de faire effacer ses données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
• de faire limiter le traitement de ses données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
• de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de marketing direct, y compris au profilage effectué à des fins de marketing direct
• de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative ; toutefois, si ce traitement automatisé est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat, elle a le droit d’obtenir une intervention humaine de la part de VIAXIS, d’exprimer son point de vue et de contester la décision de VIAXIS ;
• de recevoir ses données à caractère personnel qu’elle a fournies à VIAXIS ;
• de retirer son consentement à tout moment, sans préjudice des traitements effectués de manière licite avant le retrait de celui –ci, lorsque le traitement de ses données à caractère personnel est fondé sur son consentement

Contacter VIAXIS

La personne concernée peut contacter VIAXIS pour exercer ses droits par courrier postal daté et signé, accompagné d’une photocopie recto verso de sa carte d’identité, adressé à : VIAXIS Data Protection Officer, Avenue Herrmann Debroux 40-42 à 1160 Bruxelles ou par mail à privacy@viaxis.be.

VIAXIS traitera les demandes dans les délais prévus par la loi. Sauf demande manifestement infondée ou excessive, aucun paiement ne sera exigé pour le traitement de ses demandes.

Introduire une plainte

Si la personne concernée estime que VIAXIS ne respecte pas la réglementation en la matière, elle est invitée à contacter en priorité VIAXIS.
La personne concernée peut aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles à l’adresse suivante :

Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. + 32 2 274 48 00
Fax + 32 2 274 48 35
commission@privacycommission.be

La personne concernée peut également déposer une plainte auprès du tribunal de première instance de son domicile.